Você já conhece o benefícios de um sistema workflow? Então, entre em contato com a KBR TEC e solicite um orçamento para um software em nuvem sob medida para sua empresa.

Mas se você ainda tem dúvidas sobre como funciona um sistema workflow e quais seus benefícios, chegou ao lugar certo! Continue a leitura e confira tudo o que você precisa saber. Depois, é só entrar em contato com a nossa equipe para descobrir uma solução personalizada para a sua empresa.

 

Sistema workflow: o que é?

Antes de entender o que é o sistema workflow, é necessário saber o que é um fluxograma de processo, que é em que se baseia esse sistema. Assim sendo, um fluxograma de processo é a documentação das etapas de um processo que ocorre dentro das empresas. Se você parar para pensar, toda empresa é um grupo de um ou mais processos que acabam se relacionando. E, uma vez que inclui diversas pessoas, é necessário que cada etapa esteja clara.

Então, o fluxograma de processo, basicamente:

  • documenta cada etapa;
  • registra o avanço e quem está responsável por cada uma.

Dessa forma, todos os envolvidos e interessados estão na “mesma página”, além de entenderem perfeitamente o que precisa ser feito, sem esquecimentos e mitigando a probabilidade de falhas.

Mas o que isso tem a ver com um sistema workflow? Naturalmente, é necessário que esse fluxograma / documentação esteja registrado e disponível em alguma plataforma e é isso que o sistema workflow é: uma plataforma para fluxograma de processo.

Antigamente, um sistema workflow era algo local, limitado às máquinas onde era instalado ou mesmo registrado em papéis ou planilhas. Hoje em dia, um sistema é muito mais simples e acessível por se tratar de um software em nuvem. Ou seja, pode ser acessado de qualquer equipamento: computadores, notebooks e até tablets e celulares. Assim, ele se torna um recurso com mobilidade, que você pode apresentar facilmente em reuniões, disponibilizar para clientes e torná-lo acessível para toda a equipe mesmo que esteja em formato home office de trabalho.

 

Para que serve um sistema workflow?

Depois de entender o que é um sistema workflow e um fluxograma de processo, você pode dizer “minha empresa tem funcionado há anos sem precisar de um desses”. Mas será mesmo?

Você e sua equipe têm registro sobre erros e refações? E qual o tempo total da finalização de cada processo? Por último, consegue mensurar o quanto isso custou à empresa? E, mais importante de tudo, sabe como evitar que esses erros sejam cometidos novamente?

Bom, um sistema workflow pode responder todas essas perguntas e trazer soluções claras, proporcionando produtividades, assertividades e otimizando os custos. Isso representa benefício para a empresa, para o produto ou serviço entregue e, claro, muito mais qualidade de vida para os colaboradores e satisfação dos clientes.

Na prática, o fluxograma de processo serve para:

  • Criar um roteiro para todos os processos da empresa;
  • Identificar o estado de cada processo em tempo real, acessível para todos os envolvidos;
  • Mensurar o tempo gasto em cada etapa e na finalização do processo;
  • Identificar falhas e suas causas;
  • Apresentar a metodologia para novos colaboradores que se juntam à equipe;
  • reduzir a probabilidade de erros, uma vez que há um modelo claro a ser seguido.

Quando várias pessoas participam de um processo ou mesmo se o mesmo processo pode ser feito por pessoas diferentes a cada vez, isso significa que ele é “redesenhado” sempre. A menos que haja um padrão e um modelo a ser seguido por todos.

Outro ponto importante é que se esse “fluxograma” fica apenas sob responsabilidade e ciência de um único funcionário, todo esse conhecimento pode ir embora quando esse profissional sair da empresa.

Além disso, é muito mais confortável e inspira muito mais segurança nos colaboradores oferecer um modelo prático a ser seguido. Eles se sentem assistidos e com menos chances de cometer erros.

 

Quais os benefícios de um software workflow?

Agora, você já sabe o que é e para que serve o sistema ou software workflow. Confira, então, uma lista de benefícios de contar com essa solução na sua empresa.

Como você viu, o principal objetivo desse sistema é padronizar e acompanhar cada etapa dentro de um processo. Com isso, os benefícios são:

  • Eliminar falhas;
  • Otimizar o tempo investido em tarefas;
  • Reduzir custos;
  • Diminuir recursos utilizados;
  • Aumentar a eficiência e a assertividades;
  • Melhorar a qualidade do resultado;
  • Aumentar a satisfação dos clientes;
  • Melhorar o desempenho e a qualidade de vida do funcionário no trabalho.

 

Fluxograma de processo em nuvem

Comentamos brevemente sobre as formas de tornar a documentação de processos visível e dinâmica para todos os envolvidos. Por isso, não poderíamos deixar de fora o sistema em nuvem para isso. Atualmente, é o recurso mais avançado e completo, principalmente quando é realizado sob medida por profissionais.

Dependendo do nicho da sua empresa, é possível contar com plataformas prontas que podem ajudar na visualização e acompanhamento do sistema, mas esse ainda é um recurso limitado perto do que pode ser contar com um sistema sob medida, feito especialmente para a sua empresa.

E, além de sob medida, é importante contar com um sistema em nuvem. Com ele, você garante:

  • Segurança para as informações da empresa, mesmo se o aparelho for invadido por vírus etc;
  • Dinamismo para levar esse sistema onde você precisar, seja para reuniões presenciais com clientes, seja para trabalhar em casa, em viagens de negócio etc;
  • Modelo colaborativo, integrando envio de e-mails, alertas automáticos, acesso de clientes e pessoas interessadas com diferentes níveis de permissões dentro do sistema;
  • Praticidade na hora de atualizar os sistema, sem a necessidade de instalar nada novo no aparelho, além de isso pode ser feito à distância pelos profissionais responsáveis.

 

Sistema Workflow sob medida e em nuvem

Agora que você já sabe como um sistema workflow em nuvem pode beneficiar sua empresa, tornando os processos mais assertivos, aumentando a produtividade e diminuindo os custos, basta contar com profissionais experientes!

A KBR TEC tem mais de 20 anos de experiência, período em que já desenvolveu mais de 200 projetos de sistema em nuvem. Confira nosso portfólio e entre em contato com a nossa equipe pelo WhatsApp ou aqui pelo site. Se preferir, solicite seu orçamento e logo retornaremos.