Gestão de pessoas em home office: 5 ferramentas que vão salvar sua equipe

O home office já era um movimento crescente no mundo profissional mesmo antes da pandemia, principalmente fora do Brasil. Mas a partir de 2020, as empresas se viram obrigadas a utilizar o trabalho remoto. Algumas companhias se surpreenderam e perceberam as vantagens desse modelo. Outras, optaram pelo caminho do meio: o modelo híbrido. Nesses dois cenários, a gestão de pessoas em home office precisa ser feita de forma assertiva para não atrapalhar a rotina de trabalho das equipes e, claro, prejudicar o desempenho da empresa. 

E como pilares da gestão de equipe home office, podemos considerar: comunicação e gestão de tarefas. No entanto, esses já eram pontos imprescindíveis mesmo no modelo presencial, certo? O trabalho remoto apenas trouxe à tona falhas já existentes.

Para isso, separamos 5 ferramentas que vão ajudar sua empresa a otimizar a gestão em home office. São plataformas prontas com opções de planos gratuitos. Além disso, um bônus: o sistema workflow personalizado. Continue a leitura e saiba mais!

5 ferramentas para gestão de pessoas em home office

1 – Slack para a comunicação

A comunicação entre os colaboradores é imprescindível e precisa ser padronizada para não acabar se tornando um ponto falho. 

De modo geral, utilizar e-mails para informações mais densas é a melhor opção. Principalmente quando se trata de orientações ou mesmo para deixar registrado algum acordo, facilitando a consulta posterior. 

Mas mensagens rápidas e dinâmicas para resolver questões simples também fazem parte do dia a dia de uma empresa. Nesse ponto, o Slack é uma plataforma que atende muito bem essa necessidade. Ela pode ser instalada no computador ou celular, oferece funcionalidades de criação de grupos, conversas privadas e ainda pode ser integrada a outras plataformas.

Assim, já fica o alerta: utilizar o número pessoal dos colaboradores para tratar de assuntos profissionais não é um bom procedimento por diversos aspectos. Diante da urgência, muitas empresas acabam utilizando o WhatsApp pessoal dos colaboradores, mas o tempo passou e já está na hora de rever essa atitude se a empresa quiser manter uma boa gestão de pessoas em home office.

Além disso, por se misturar com assuntos pessoais, a chance de alguma mensagem importante passar despercebida é grande.

2 – Trello para gestão de tarefas

Entender as etapas de cada processo da empresa é indispensável. Mas para gerir isso, é necessário contar com uma plataforma. Muitas empresas ainda utilizam planilhas para acompanhar o andamento das tarefas, mas isso está longe de ser a forma mais simples de fazer isso.

O Trello é uma plataforma conhecida para a gestão de tarefas antes mesmo do home office. Ela se baseia na metodologia kanban, é simples e intuitiva. A versão gratuita conta com bastantes limitações quando comparada aos planos pagos, mesmo assim, supre as necessidades básicas de uma equipe.

3 – Google Drive para armazenar e compartilhar arquivos

Mesmo em um escritório, a necessidade de compartilhar e armazenar arquivos digitais é inerente à rotina profissional hoje em dia. Para isso, o Google Drive é uma excelente ferramenta, em que é possível compartilhar pastas ou arquivos de diferentes formatos. Além disso, também ajuda quando duas ou mais pessoas estão editando documentos de texto, planilhas, apresentações, etc.

4 – Toggl Track para gestão de tempo

Saber o tempo que cada tarefa demanda é um ponto-chave da gestão de pessoas em home office, claro, mas também na gestão de toda a empresa. Afinal, é assim que você consegue entender quantos projetos ainda cabem na rotina da equipe e quando se torna necessário contratar mais um colaborador. Além disso, também é possível identificar gargalos no andamento do projeto. 

Para isso, a plataforma Toggl Track é excelente. É possível cadastrar projetos, equipes e utilizar etiquetas para identificar as tarefas. Também é simples de usar, após o cadastro, basta dar “play” no cronômetro. Dá para pausar uma tarefa e retomá-la em outro momento, a plataforma soma todas as horas e também registra o período isolado a cada início.

Assim, é possível acompanhar o tempo que cada projeto e cliente demanda por diferentes métricas temporais: dia, semana, mês. Mas ela precisa ser utilizada com outra plataforma de gerenciamento de tarefas, como o Asana, que faz integração com o Toggl. No entanto, o próprio Toggl conta com uma plataforma para gestão de tarefas, o Toggl Plan.

5- Remember the Milk para lista de tarefas

Seja na vida profissional ou pessoal, a lista de tarefas ganhou papel importante. Com ela, é possível tirar as coisas da cabeça, visualizar o que precisa ser feito e acompanhar o estado de cada tarefa. E dependendo da plataforma, é uma excelente maneira de ser lembrado que precisa fazer algo. Tudo isso, a plataforma Remember The Milk faz.

Na plataforma, é possível criar listas completas, com prazos, tarefas, subtarefas, marcadores e pastas. Também é possível compartilhar essas listas e atribuí-las aos responsáveis. Além disso, ela envia lembretes por notificação no celular, desktop, e-mail, canais de comunicação e mesmo armazenamento em nuvem.

Assim, é uma plataforma bastante útil para a gestão de pessoas em home office tanto para a equipe compartilhar demandas, quanto para que cada pessoa possa gerir suas tarefas.

#Bônus

Gestão de pessoas em home office com sistema workflow sob medida.

Em alguns casos, as plataformas prontas e até mesmo em suas versões gratuitas já suprem a necessidade de pequenas empresas ou equipes. No entanto, contar com um sistema workflow sob medida é a certeza de que todas as etapas, demandas e necessidades da empresa serão assistidas com excelência e facilidade.

O que é sistema workflow?

Uma plataforma automatizada para documentar as etapas de um ou mais processos que ocorrem dentro das empresas — o que chamamos de fluxograma de processos. 

Algumas ferramentas que citamos aqui, como o Trello, Toggl e Remember The Milk, são exemplos disso. No entanto, quando falamos de ter um sistema workflow sob medida significa dizer que em um único sistema, sua empresa terá todas as funcionalidades necessárias. Por exemplo: envio de e-mails de alertas automáticos, SMSs automáticos, interações automatizadas com os seus clientes, permitindo inclusive o acompanhamento das atividades em tempo real

Então, além de tornar os processos mais assertivos, aumenta a produtividade da equipe, diminui custos e a incidências de erros. 

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